これから始まるマイナンバー制度。
おそらく年内は混乱すると思います。
制度のキモを理解しておきましょう。
とりあえずのまとめを、質問形式で作ってみました。
マイナンバーとは何ですか？
• マイナンバーとは、個人と法人に付される番号です。
• 個人は１２桁、法人は１３桁の数字です。
マイナンバーはどんなことに使われるのですか？
• 個人のマイナンバーは社会保障、税、災害対策に限定して利用されます。
（法人のマイナンバーについての利用制限はありません）
• 民間事業者はマイナンバーを利用することは禁止されています。
具体的にはどんなことに使われる（何に記載する）のですか？
1 行政手続
・児童手当の現況届など
2 税金関係
・税金の申告
・税務関係の提出書類など
3 社会保障関係
・雇用保険や社会保険手続き
・年金の資格取得や給付関係
・医療保険の給付請求など
なぜマイナンバーを勤務先等に通知しなければいけないのですか？
• 税金の場合、たとえば会社で年末調整が行われます。年末調整は本来、あなたが個人で行うべき所得税や住民税の申告を、あなたに代わって行うよう、会社が国から義務付けられたものです。
• そのため、マイナンバー制度導入後は、あなたに代わって会社が行う税務申告書類に、あなたのマイナンバーを記載する必要があるのです。
• 同様に社会保険や雇用保険も会社で手続きを行います。その際も役所へ提出する書類に、あなたのマイナンバーを記載する必要があるのです。
• アルバイト、パート従業員も通知が必要です。
私（当社）のマイナンバーはいつわかりますか？
• 27年10月から通知され、28年1月から具体的な利用が始まります。
• 個人については住民票のある住所地に、会社は登記上の所在地に通知カードが届きます。
• たとえば実家に住民票がある方は、実家に送られますので、注意が必要です。
通知カードが届いたらどうすればいいのですか？
• ご自身（自社）のマイナンバーを確認し、その通知カードは大切に保管しておいてください。
• このカード（紙製）は、27年10月以降、本人の住民票のある住所に書留で送付されるものです。このカードは身分証明書としては使えません。
番号カードはどうすればもらえるのですか？
• 個人の方は、28年1月以降、申請により個人番号カードを取得することができます。（会社には番号カードはありません）
• ＩＣチップが装着され、身分証明書としても利用ができるものです
事業者は何が大変なのですか？
• マイナンバーの処理自体は、難しいものではありません。
• 行政機関に提出する書類に、マイナンバーを記載すればよいのです。
• 会社は、マイナンバーを利用する行政機関の「補助的立場」で、従業員等のマイナンバーを取り扱います。
• マイナンバーを利用できるのは、行政機関だけです。会社は自らの業務やビジネスで、マイナンバーを使用することはできません。
• つまり会社は、マイナンバーが個人（従業員等）から行政機関に行くまでの「一時預かり所」でしかないのです
• それなのに、取得、保管、管理に大変な労力と責任を負わされているので、大変なのです。
事業者（会社）はどうすればいいのですか？
• 会社においてマイナンバーは、「収集 → 記載 → 提出」というプロセスを経ることになり、現実的にはマイナンバーの収集後、会社はマイナンバーを【保管・管理】している状態になります。
（手続き等の都度マイナンバーを取得し、手続き後速やかにマイナンバーを破棄するのが理想的ですが、これは現実的ではありません）
• この【保管・管理】中にマイナンバーが外部に漏れたりしないように、人的・物理的な対策が必要になるのです。
誰がどうやって取り扱い、どうチェックするか
どこに保管し、どう管理するか
決めなければならないのです。
＜人的措置＞
• 担当者・責任者の決定（責任の明確化、最小限の人員）
• 業務フローの確認、チェックリストの作成など
•（入手、廃棄、利用、保管、委託などの記録、Ｗチェックなど）
• ヒューマンエラーの防止
•（置き忘れ、しまい忘れ、施錠忘れなど）
• 定期的な情報の確認や教育
＜物的措置（保管・管理設備、システム）＞
• 鍵のかかるキャビネットなどに保管
• 他人から見えないような間仕切りなどをする
• パソコン等のセキュリティ対策、分散保管
• アクセス制限、パスワード管理、暗号化など
• 不要になったマイナンバーの消去・削除
• 記録の徹底！
従業員への周知、説明は？
• 法律上の義務なので、本人や必要な家族のマイナンバーを提供へ協力を求めます。パート、アルバイトのマイナンバーも必要です。
• 家族の本人確認は、従業員におこなってもらうことになります。
• もし提供について協力が得られない場合、説明状況の経過（日時や経緯など）を記録しておきます。
• 記録がなければ、マイナンバーの提供を受けられなかったのか、会社が紛失したのか、あいまいになってしまいます
マイナンバーの収集・確認方法は？
＜番号確認と身元確認をします＞
1.個人番号カード（番号と身元）
2.通知カード（番号）と運転免許証など（身元）
3.個人番号の記載された住民票など（番号）と運転免許証など（身元）
＜既存の従業員、新規採用者については＞
• 扶養控除等申告書に本人と扶養親族のマイナンバーを記載、本人確認
• 扶養親族についての本人確認は、従業員にしてもらうことになります
• 本人と扶養親族の結婚・離婚・就職などにより、税法上または社会保険上の扶養親族に異動が生じた場合は、その親族等のマイナンバーの取得、削除・廃棄が必要になります。
• 利用目的の通知、公表の義務（相当の関連性を有すると認められる範囲内で利用目的を変更する場合を含む）
→ たとえば年末調整時に、「税務手続き」のためにマイナンバーを取得した場合に、これを「社会保険手続き」のためにも使う旨を伝えること
＜従業員が退職したら＞
• 退職所得の受給に関する申告書、源泉徴収票、住民税異動手続
• 雇用保険・社会保険喪失手続
→ 本人に交付する源泉徴収票等にはマイナンバーは記載しません
• 翌年提出する給与支払報告書等には、マイナンバーの記載が必要です
• 行政機関へ提出する時期までの保管・管理にも注意が必要
• 退職従業員のマイナンバーデータは、削除、廃棄する
マイナンバーは従業員分だけ収集すればよいのですか？
いいえ、そうとは限りません。
税務関係ですと、たとえば次のような場合です。
• 事務所の家賃を支払っている
→ 支払先（大家さん、不動産業者など）のマイナンバーが必要
• 個人の外注者に支払がある（デザイン、原稿など）
→ 外注者のマイナンバーが必要
• 株主に配当を支払っている
→ 株主のマイナンバーが必要
書類発行時は特に注意が必要です！
• 事業者が作成する書類で、マイナンバーを記載する必要があるのは、行政などの公的機関に提出する書類のうち、マイナンバーの記載が義務付けられているものだけです。
• ですから、たとえば「住宅ローンの申し込みで源泉徴収票が必要なので発行してください」と従業員から依頼があった場合、従業員に渡す源泉徴収票にはマイナンバーを記載してはいけません。
お店で会員証を作る際に、本人確認のため身分証明書の提示を求められました。番号カードを身分証明書として使う場合、何か気をつけることはありますか
• 番号カードは身分証明書として使えますが、身分証明書の呈示の際にマイナンバーを教える必要は、現時点ではありません。
• 今までの解説にあるように、役所での行政手続き時や、勤務先や取引先の会社にマイナンバーを通知する以外、他者にマイナンバーを教える必要はありません。
• もし店側が勝手にマイナンバーを控えているようなら、違法の可能性があります。やめさせて、何のために控えているのかを責任者等に必ず確認してください。
• 行政などの名をかたって、マイナンバーを収集しようとする「マイナンバー詐欺」も考えられます。十分に注意してください。
