元帳の摘要欄、見たことありますか？
経理処理はしなければならないので
日々の経理処理はめんどう、だと思います。
できればやりたくない。
なるべく簡単に終わらせたい。
私もそう思います。
経理処理のために必要な情報は、日付、金額、借方科目、貸方科目の4つ。
ただ、これだけでは内容がわからないので、摘要（明細）が必要になります。
たとえば、この水道光熱費の支払は、「8月分の電気代を東京電力に払った」というように、摘要で補います。
さらに税金が絡んできて、消費税の区分が必要になったり、
部門別経理をしているので、部門の情報が必要になったり、
と、いろんなものが付いてきたりします。
元帳の摘要は税務署用
冒頭の例のように、元帳の摘要欄にはたとえば「8月分の電気代を東京電力に払った」というように記載（入力）します。
会計ソフトを使ったことのある方はおわかりかと思いますが、摘要欄は1マスです。
そこに、摘要の情報を入れ込みます。
文字数制限があるので、長い名前の場合は半角にしたり、略号にしたり、無駄に労力を使います。
入力できれば、お役目達成。
所長さん、税務署さんには褒められるかもしれません。
ところで、その元帳は誰が使うんでしょう？
元帳をよく見る人は、会計事務所の人か税務署の人ぐらいでしょうか。
その人達は、チェックのために見るので、1マスにまとまっていると便利だろうと思います。
私の経験上、社長に「元帳を見たい」と言われたことはありません。
せっかく手間ヒマかけて作った元帳なのに（？）、これが経営に使われることはまずありません。
日付、金額、借方科目、貸方科目。
会計処理では、重要な情報です。
でも、儲けを生み出すための情報はむしろ、科目や金額以外の部分にあるのでは？
むしろこの元帳の摘要にあるような情報が、商売には必要なものではないんでしょうか？
Excelで作れば経営情報化できる
私はお客様にはExcelでの入力を勧めています。
Excelは会計ソフトに比べて、使うのが簡単です。
「経理のためにExcelを使って入力」というよりは、商売のために入力しているExcelの情報。
この一部を、経理用に流用する方法です。
その入力のしかたを少し工夫すると、商売用の情報として活用しながら、経理部分も片付けやすくなります。
たとえばこんなふうに、元帳でいう摘要欄に入る項目は、項目ごとに別のセル（列）にします。
Excelでも、くっついているものを分けるのは、ちょっとめんどうです。
でも、最初から分けておいて、後でくっつけるなら簡単にできます。
自分の商売に応じて、知りたい情報、集めている情報を分けて並べるといいです。
型番、色、柄、排気量・・・
そうすると、Excelに入力したものはデータとなり、活用することができます。
たとえばこの例の下2つは、販売の情報です。
「ストライプ柄が売れてるのか」
「125ccのバイクは、赤が人気なのか」
お客様は自分の商売のことですから、すぐにピンときます。
それをデータで確かめることで、活きた情報になります。
フィルターや検索、ピボットテーブルを上手に使うと、さらに活きた情報になります。
数量の情報も使うことで、MQ会計にも使えます。
そうすると、こんどは先の（経営）計画まで発展させていくことができます。
こうやってExcelに貯めていったデータは、その一部をインポート等で会計ソフトに取り込めば、決算書はすぐにできます。
決算書はついでに作ればいいんです。
会計ソフトへの直接入力はヤメて、Excelを活用してはいかがでしょう？
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