表や資料をもらったとき、どこを見ますか？
まず何が知りたいか？
今月の月次会議です。
パソコンの画面に、各担当別の売上など集計した資料が表示されます。
あなたはまず、今月の売上を見たいと思いました。
「今月の売上の合計は・・・」
マウスを使って、ずーっと下へスクロール。合計は・・なるほど、◯◯円か。
で、当期の売上合計は・・・
さらにマウスで・・・
なんてしていませんか？
合計の位置がどこにあるか
私がお客様から集計表の作成を尋ねられると、ほぼこんな形の表をお勧めします。
最初は戸惑う方も、使うとすぐこの表の良さをわかってくれます。
総合計が一番上にあります。
その下はフィルターで指定・抽出したものの（売上）合計です。
上の表はすべての情報を表示していますので、2つの数字は一致しています。
「4月分の売上が知りたい」
この場合、「月分」でフィルターを使い「4月」のみを抽出します。
すると次のような表になります。
総合計の下に4月分の売上が集計されるのです。
表の作り方1つで、情報が取りやすくなります。
「合計が知りたいのに、なぜ合計を見るために下までスクロールしなければならないの？」
固定概念にとらわれず、ちょっと工夫すれば、簡単に作れます。
また、この表はデータとしての持ち方もきちんとしていますので、ピボットテーブルでさらに分析したり、項目を追加して発展させることも可能です。
電子申告用はこんな並び
法人税の申告を電子申告で行うとき、決算書データを取り込み送信することができます。
税務申告用のソフトに会計ソフトから数字を取り込み、国税用の形式に変換します。
こんな書式ですが、いつも見慣れている決算書とちょっと違いますね。
この決算書、実は会計ソフトから出力される形式ではありません。
e-Taxで受付可能なXBRL形式(財務諸表)、XML形式(勘定科目内訳明細書)のデータに変換されています。
XBRLとは、財務情報等を効率的に作成・流通・利用できるよう、国際的に標準化されたコンピュータ言語です。
こちらもまず合計（赤色の部分）、そして内訳・明細（青色の部分）。
右側のBS（貸借対照表）では、最初に資産の部の合計があって、次は流動資産の合計、そして流動資産の内訳。
固定資産、繰延資産と続きます。
その下に負債純資産の合計。
負債の部合計、そして流動負債の合計、その内訳と続きます。
左側のPL（損益計算書）でも、販売費及び一般管理費については明細→合計、ではなく合計→明細となっています。
まず全体を把握。そして細部へ。
データはズームインしたり、アウトしたり、行ったり来たりしながらポイントを見つけていきます。
せっかくのデータ、数字を有効に活用したいですね。
■ エクセル活用セミナー（基本編）やってます
詳細はこちらからどうぞ
ーーー
【編集後記】
修理に出していたMacbook pro が戻ってきました。
実質2日でした。
修理に出すときは3-5日ということでしたので、速かったです。
宅急便で届きましたが、Appleからの事前連絡はなし。
一応受け取る都合もあるので、発送時にご案内がほしいものですね。
