だんだん年末に近づくと、片付け、しなきゃです。
片付けと言えば、会社の帳簿書類。
基本的には毎年たまっていきます。
保存期間は法人税法では原則7年間、会社法では10年間とされていますので、10年を超えている書類があれば、捨ててしまいましょう。
（ホントはもっと早く捨てたいですが・・）
ただし、捨てるといっても、全部捨てないようにして下さいね。
捨ててしまうと、こちらが不利になってしまうものもあるからです。
先日、同業さんと話していて、こんな事例を聞きました。
ある会社で、40年近く第一線で仕事をされてきた会長が退職するにあたり、退職金の計算をしようとしました。
一般的に役員退職金は、「基準報酬額×在任年数」といった式で計算します。
ところが、在任期間が「はっきり」分からないのです。
会社の資料を調べても、古い資料はありません。
昭和50年（1975年）ごろとの話なのですが、はっきりしません。
会長の話を信用して、41年（2016－1975）としていいでしょうか。
退職金を受け取った場合、退職金から退職所得控除額を差し引いて税金を計算します。
退職所得控除額は20年までは年40万円、20年を超えると年70万円ずつ増えていきます。5年違えば350万円も違います。この控除額の計算も、41年を使っていいでしょうか。
こちらは多くしたいですが、税務署は認めたくないでしょう。
会長が「俺は40年、社長をやっている」といっても、その根拠が示せないと弱いです。
「役員になると登記をするから、謄本を調べれば・・」
その手がありました。
が、法務局では昭和５５（１９８０）年以前の書類は保管していないとのことです。
税務面からはどうでしょう。
税務署に役員就任の届出（異動届）を出していたり、申告書に代表取締役として署名していたり、でしょうか。
ちなみに税務署もはっきりは言いませんが、平成17年より前の書類は、届出書なども含めて保管していないようです。
それ以外の書類となると、当時の株主総会議事録や給与明細ぐらいでしょうか。
会社や個人の通帳などで、振込みなどを確認するという手もありそうですが、その振込みは「役員報酬なのか？」という部分では弱いと思います。
とにかくかさばる帳簿書類、捨てたい気持ちは私も同じですが、こんな事例では、その書類の有無が税金計算を左右してしまいます。
もちろん、原本で持っていることが望ましいです。
争いになった場合も、コピーでもスキャンしたものでも、持っているこちらが有利です。
だって相手はその書類を持ってないんですから。
こちらに有利に働く書類は、コピーでもスキャンでも構いません。
ちゃんと取っておきましょう。
